Внутренний контроль: как и зачем подтверждать расходы на коммуналку?

© Nomadsoul1 / Фотобанк Фотодженика

Представление органа финконтроля в любом случае должно содержать требование о принятии мер по устранению причин и условий нарушения. Но вот конкретных способов устранения причин и условий допущенных нарушений органы финконтроля не указывают. Но это вполне объяснимо – все зависит от конкретных обстоятельств, из–за которых было допущено нарушение, а также от подхода ревизоров к квалификации самих нарушений. Поэтому вопрос о выборе конкретных мер по устранению причин и условий нарушения относится к компетенции объекта контроля. А сам факт выявленных нарушений в любом случае свидетельствует о недостатках внутреннего контроля, организация и осуществление которого – обязанность каждого государственного / муниципального учреждения.

Источником информации о фактах хозяйственной жизни служат первичные учетные документы. Все они являются основанием для отражения соответствующих объектов в бухучете. Именно поэтому обязанность по внутреннему контролю предусмотрена положениями Закона о бухгалтерском учете. Но это вовсе не означает, что внутренний контроль – исключительная функция бухгалтерской службы: ее задача принять к учету документы, содержащие информацию о фактах хозяйственной жизни по результатам внутреннего контроля, а не осуществлять внутренний контроль в отношении всех фактов хозяйственной жизни.

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Но при этом не допускается принятие к бухучету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Так как же бухгалтерия должна понять – достоверна информация, содержащаяся в первичном учетном документе, или нет?

Рассмотрим на конкретном примере (Решение АС Ивановской области от 29 марта 2024 г. по делу № А17–361/2023). В качестве нарушения, причины и условия которого требуется устранить, квалифицировано неосуществление внутреннего контроля по совершенным фактам хозяйственной жизни при оказании услуг по теплоснабжению и поставке горячей воды. В ходе контрольного мероприятия ревизоры не обнаружили документального подтверждения соответствия оплаченных объемов показаниям приборов учета, а также договорным нагрузкам (в случае неосуществления расчетов по приборам учета), в том числе включаемым в акты потерь тепловой энергии. При этом в Учреждении было определено лицо, к должностным обязанностям которого относится осуществление соответствующего контроля. Однако документы, содержащие информацию о результатах внутреннего контроля не представлены. Судьи согласились с выводами ревизоров о том, что в подтверждение осуществления внутреннего контроля Учреждение должно располагать документами, содержащими информацию о детализации расчета количества потребления Учреждением тепловой энергии с указанием объекта теплоснабжения и вида нагрузок, количества потерь тепловой энергии, учтенных в актах поданной–принятой тепловой энергии теплоснабжающей организацией. Иными словами, контроль потребителя за объемами поставленных коммунальных ресурсов заключается в анализе и оценке обоснованности включения конкретных объемов и применения расценок в документы, выставляемые поставщиком.

В подтверждение факта осуществления внутреннего контроля документы, направляемые в бухгалтерию, должны содержать информацию о том, что ответственным должностным лицом проведена проверка обоснованности применяемых расценок и объемов потребления коммунальных услуг. Конечно, способ подтверждения результатов внутреннего контроля учреждение выбирает самостоятельно. Это может быть как отдельный документ, оформленный по установленной непосредственно учреждением форме (например, выписка из журнала), либо просто соответствующая отметка с подписью должностного лица, к должностным обязанностям которого относится осуществление самого контроля. А задача бухгалтерской службы заключается в том, чтобы располагая информацией о конкретном ответственном лице, предотвратить факт принятия первичных учетных документов к учету при отсутствии информации о результатах внутреннего контроля в установленном локальными актами порядке.